Procedura zgłaszania nieprawidłowości oraz ochrony sygnalistów

PROCEDURA ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI ORAZ OCHRONY SYGNALISTÓW W TOMI MARKT SP. Z O.O.

§1 DEFINICJE

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

SPÓŁCE – rozumie się przez to TOMI MARKT SP. Z O.O.
PREZES SPÓŁKI – rozumie się prezesa TOMI MARKT SP. Z O.O.
KOORDYNATORA – Koordynatora Sieci TOMI MARKT SP. Z O.O.
Pracowniku rozumie się przez to osobę pozostającą w stosunku pracy z TOMI MARKT SP. Z O.O. w rozumieniu przepisu art. 22 § 1 Kodeksu pracy;
Współpracowniku rozumie się przez to osobę świadczącą usługi na TOMI MARKT SP. Z O.O. na podstawie prawnej innej niż stosunek pracy;
Sygnaliście rozumie się przez to osobę, dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości,
Nieprawidłowości – rozumie się przez to taki stan faktyczny, będący następstwem działania lub zaniechania, świadczący o możliwości wystąpienia zdarzeń, naruszających lub mogących naruszać powszechnie obowiązujące przepisy prawa czy wskazane w procedurze przepisy wewnętrzne. Jest to również każde działanie czy zaniedbanie, które stanowi lub może stanowić działanie nielegalne lub nieetyczne;
Procedurze rozumie się przez to niniejszą Procedurę zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów,
Osobie uprawnionej do dokonania zgłoszenia rozumie się przez to osobę, która posiada prawo lub obowiązek dokonania Zgłoszenia;
Zgłoszeniu nieprawidłowości/Zgłoszeniu rozumie się przez to przekazanie w trybie określonym w niniejszej Procedurze przez osobę uprawnioną do dokonania zgłoszenia informacji mogących świadczyć o nieprawidłowościach (zgłoszenie wewnętrzne).
Zgłaszającym rozumie się przez to osobę dokonującą zgłoszenia nieprawidłowości przy wykorzystaniu kanałów zgłoszeniowych określonych w niniejszej Procedurze;
Wstępnej analizie zgłoszenia rozumie się przez to weryfikację treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego w ramach której osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń ma prawo wystąpić do zgłaszającego z prośbą o uzupełnienie w wyznaczonym terminie danych zawartych w zgłoszeniu nieprawidłowości;
Postępowaniu wyjaśniającym rozumie się przez to postępowanie, które prowadzone jest w związku ze złożonym Zgłoszeniem, na zasadach określonych w niniejszej procedurze;
Komisji – rozumie się przez to wewnętrzną Komisję powołaną zarządzeniem Prezesa spółki, do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu nieprawidłowości, działającą wg zasad określonych dla postępowania wyjaśniającego;
Rejestrze Zgłoszeń Nieprawidłowości (Rejestrze) rozumie się przez to rejestr prowadzony w związku z dokonywanymi zgłoszeniami.

§2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

Strategia działania Spółki oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz powstawaniu innych nieprawidłowości zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.
Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w Spółce.
TOMI MARKT SP. Z O.O. prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o nieprawidłowościach w spółce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
Procedura określa w szczególności:

1) zakres nieprawidłowości objętych procedurą,
2) zakres osób uprawnionych,
3) zasady zgłaszania nieprawidłowości przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia,
4) odpowiedzialność w procesie zarządzania nieprawidłowościami,
5) proces rozpatrywania oraz zarządzania nieprawidłowościami,
6) zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy dokonanych zgłoszeń nieprawidłowości przez sygnalistów oraz tożsamości osób dokonujących zgłoszeń.

§3 ZAKRES PROCEDURY

Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:

1) pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy spółki
2) osoby działające w imieniu i na rzecz spółki,
3) wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane ze spółką, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia.

Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:

1) podmiotów powiązanych ze spółką,
2) osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania spółki,
3) pracowników i współpracowników spółki w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,
4) podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn zabroniony pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej z TOMI MARKT SP. Z O.O.
5) pracownika lub współpracownika albo osoby upoważnionej do działania w interesie lub na rzecz przedsiębiorcy niebędącego osobą fizyczną, jeżeli jego czyn pozostawał w związku z wykonywaniem umowy zawartej przez tego przedsiębiorcę ze spółką

Przez nieprawidłowości należy rozumieć posiadane przez osoby uprawnione do dokonania zgłoszenia informacje, w szczególności mogące świadczyć o:

1) podejrzeniu przygotowania, usiłowania lub popełnienia czynu zabronionego przez podmioty, o których w ust. 2,
2) niedopełnieniu obowiązków lub nadużyciu uprawnień przez podmioty wskazane w ust. 2,
3) niezachowaniu należytej staranności wymaganej w danych okolicznościach w działaniach podmiotów wymienionych w ust. 2,
4) nieprawidłowościach w organizacji działalności spółki, które mogłyby prowadzić do popełnienia czynu zabronionego lub wyrządzenia szkody,
5) naruszeniu przepisów prawa powszechnie obowiązującego,
6) naruszeniu regulacji wewnętrznych TOMI MARKT SP. Z O.O.

§4 OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń nieprawidłowości w spółce, oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem zgłoszeń nieprawidłowości w spółce jest Anna Gębka
Zgłoszenia nie mogą analizować osoby, co do których z treści zgłoszenia nieprawidłowości wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie, stanowiące nieprawidłowość.
W przypadku, gdy zgłoszenie nieprawidłowości dotyczy osoby wskazanej powyżej, osobą odpowiedzialną jest Rudolf Rygol – Prezes Zarządu TOMI MARKT SP. Z O.O.

§5 SYGNALISTA

Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia powinna zgłosić nieprawidłowość, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
Jeśli zgłaszający nie dokonał zgłoszenia anonimowo, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń potwierdza przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.

§6 OCHRONA SYGNALISTY

Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty również w sytuacji, gdy zgłoszenie nieprawidłowości zostało zgłoszone w dobrej wierze, a przeprowadzone postępowanie wyjaśniające wykazało, że zgłoszona nieprawidłowość nie miała miejsca.
Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją, mobbingiem oraz innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania.
Niedopuszczalnym jest zakończenie stosunku pracy lub rozwiązanie umowy wzajemnej z sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości.
Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/ współsprawcą/ pomocnikiem nieprawidłowości.
Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty określa Załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.

§7 ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

Zgłoszenia nieprawidłowości mogą być przekazywane za pomocą:

1) dedykowanej skrzynki mailowej: zgloszenia@tomimarkt.pl
2) osobiście u Pani Anny Gębka – z przebiegu rozmowy sporządza się protokół; sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia protokołu,
3) telefonicznie po nr tel. 663 – 217 – 210 z przebiegu rozmowy sporządza się protokół; sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia protokołu,
4) pocztą na adres spółki, z dopiskiem Anna Gębka, do rąk własnych.

Zgłoszenie nieprawidłowości powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia i zawierać w szczególności:

1) datę oraz miejsce zaistnienia nieprawidłowości lub datę i miejsce pozyskania informacji o nieprawidłowości,
2) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia nieprawidłowości,
3) wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie nieprawidłowości,
4) wskazanie ewentualnych świadków nieprawidłowości,
5) wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania nieprawidłowości.

Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

§8 ZGŁOSZENIA ANONIMOWE

Dopuszczalne jest anonimowe zgłoszenie nieprawidłowości za pośrednictwem e-mail na adres: zgloszenia@tomimarkt.pl
Każde zgłoszenie anonimowe podlega wpisowi do rejestru. W przypadku pozostawienia anonimowego zgłoszenia bez biegu, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek wskazania przyczyn uzasadniających taką decyzję.
Jeżeli w toku rozpatrywania zgłoszenia anonimowego zostanie ustalona tożsamość zgłaszającego, zgłaszającemu przysługuje ochrona sygnalisty na zasadach określonych w procedurze oraz przepisach prawa.

§9 FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

Zgłoszenie nieprawidłowości może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu nieprawidłowości świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający będący pracownikiem nie podlega ochronie sygnalisty. Zachowanie takie może być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia.
W przypadku zgłaszającego, świadczącego na rzecz spółki usługi lub dostarczającego towary na podstawie umowy cywilnoprawnej, ustalenie dokonania fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości w złej wierze skutkować może rozwiązaniem tejże umowy i definitywnym zakończeniem współpracy pomiędzy stronami.
Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia nieprawidłowości może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej, w przypadku wystąpienia szkody.

§10 POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

Dostęp do kanałów zgłaszania nieprawidłowości posiadają tylko osoby odpowiedzialne za zgłoszenie.
Po wpłynięciu zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia wewnętrznego), osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń, niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 3 dni roboczych od dnia wpływu,: a) wydaje potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości na formularzu, którego wzór określono w Załączniku Nr 2 do niniejszej Procedury (możliwe tylko w przypadku zgłoszenia nie anonimowego), b) dokonuje wstępnej analizy zgłoszenia.,
Jeżeli zgłoszenie nadaje się do rozpoznania, osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń wszczyna postępowanie wyjaśniające, które toczy się przed Komisją wyjaśniającą, na zasadach określonych w niniejszej Procedurze.
Przekroczenie terminu wskazanego powyżej uzasadnione jest wyłącznie w razie konieczności podjęcia dodatkowych czynności w ramach wstępnej analizy zgłoszenia (np. konieczność uzupełnienia zgłoszenia, zgromadzenie dodatkowych dowodów). Wstępna analiza zgłoszenia nie może trwać dłużej niż 14 dni.
Rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości następuje bez zbędnej zwłoki, w okresie nie dłuższym niż 30 dni od daty wszczęcia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem możliwości zebrania w tym czasie przez podmiot rozpatrujący niezbędnych dokumentów i dowodów.
W szczególnie skomplikowanych przypadkach rozpatrzenie zgłoszenia nieprawidłowości może nastąpić w terminie nie dłuższym 3 miesiąca od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Komisja sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Komisji w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia go Koordynatorowi sieci celem podjęcia działań następczych. Działania następcze mogą polegać w szczególności na wdrożeniu lub dostosowaniu procedur wewnętrznych, podjęciu środka dyscyplinującego wobec osoby, która dopuściła się naruszenia, zawiadomieniu odpowiednich organów lub zainicjowania innego postępowania przewidzianego przepisami prawa.
Osoba odpowiedzialna za obsługę zgłoszeń ma obowiązek poinformować sygnalistę o sposobie załatwienia sprawy nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.
Szczegółowe zasady przeprowadzania postępowania wyjaśniającego określono w Załączniku Nr 5 do niniejszej Procedury.
Zgłoszenia zewnętrzne (poza Tomi Markt sp. z o.o.) mogą zostać skierowane m.in. do Rzecznika Praw Obywatelskich, innych podmiotów publicznych, a w stosownych przypadkach – do jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Informacje dotyczące przyjmowania zgłoszeń dostępne są na stronach internetowych tych podmiotów, lub można je uzyskać za pomocą zapytania m.in. telefonicznego, e-mailowego lub listownego.

§11 REJESTR ZGŁOSZEŃ NIEPRAWIDŁOWOŚCI

W Rejestrze nieprawidłowości rejestruje się każde zgłoszenie nieprawidłowości, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.

Za prowadzenie Rejestru Nieprawidłowości w spółce odpowiada osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń

Rejestr Nieprawidłowości zawiera w szczególności:

1) dane kontaktowe Sygnalisty, chyba że zgłoszenie nieprawidłowości miało charakter anonimowy,
2) wszystkie szczegółowe informacje posiadane na temat zgłoszenia,
3) przebieg analizy i rozpatrzenia zgłoszenia nieprawidłowości,
4) osoby i organy biorące udział w procesie analizy i rozpatrzenia zgłoszenia ,
5) wszelkie decyzje (jeżeli występują).

Wzór Rejestru Zgłoszeń Nieprawidłowości stanowi załącznik Nr 3 do niniejszej Procedury

Załączniki do niniejszej Procedury:

1) Załącznik Nr 1 – Formularz zgłoszenia nieprawidłowości: Załącznik nr 1

2) Załącznik Nr 2 – Potwierdzenie zgłoszenia nieprawidłowości: Załącznik nr 2

3) Załącznik Nr 3 – Rejestr zgłoszeń nieprawidłowości (wzór): Załącznik nr 3

4) Załącznik Nr 4 – Szczegółowe zasady ochrony danych sygnalisty: Załącznik nr 4

5) Załącznik Nr 5 – Szczegółowe zasady przeprowadzania postępowania wyjaśniającego: Załącznik nr 5